Решение
Московской городской избирательной комиссии
 
от 26.04.2005 № 66/2
 
Об Инструкции по делопроизводству
в территориальной избирательной комиссии
 
Московская городская избирательная комиссия решила:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (приложение).
2. Опубликовать настоящее решение в официальном печатном органе Московской городской избирательной комиссии "Вестник Московской городской избирательной комиссии".
 
 
 
Председатель комиссии                                                                                                                             В.П.Горбунов
 
Секретарь комиссии                                                                                                                                    Ф.Ф.Халилулин
 
 


 
 
Приложение
к решению Московской городской избирательной комиссии
 
от 26 апреля 2005 года
№ 66/2
  ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии:
 
1. Общие положения
 
1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24 января 2003 года №169/1426-3 "О примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии" и другими нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы», решениями Московской городской избирательной комиссии, а также Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления.
1.2. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии ведется с использованием автоматизированной системы делопроизводства, на карточках или в журналах.
1.3.Ответственность за организационно-техническое и документацион-ное обеспечение заседаний территориальной избирательной комиссии, оформление принятых решений и протоколов заседаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов территориальной избирательной комиссии и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию или в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.
 
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
 
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в территориальную избирательную комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем, секретарем) территориальной избирательной комиссии.
2.2. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в территориальной избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан, путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах (приложение 1).
2.3. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной избирательной комиссии, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под расписку.
2.4. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем территориальной избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
3.1.Исходящие письма подписываются председателем территориальной избирательной комиссии. Отправляемые документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках, или в журнале (приложение 2).
3.2.Документы должны быть оформлены в соответствии с основными требованиями, предъявляемыми к их оформлению (приложение №3).
3.3. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформленными. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществ-ляется в пределах календарного года.
3.4. При оформлении документов указывается полный почтовый или телеграфный адрес.
3.5. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
3.6. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
4.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства .
4.2. Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в территориальную избирательную комиссию из других организаций, регистри-руются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (приложение 4). Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.
4.3. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
4.4. Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.
4.5. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.6. Максимальный срок исполнения обращений граждан – один месяц. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, или, в крайнем случае, не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то в порядке исключения, срок может быть продлен не более чем на один месяц, о чем ставится в известность заявитель.
4.7. Обращения граждан о нарушении закона в ходе избирательной кампании, кампании референдума рассматриваются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты нуждаются в дополнительной проверке, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
4.8. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель территориальной избирательной комиссии.
4.9. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
 
5. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных
на заседании территориальной избирательной комиссии.

Протокол заседания территориальной
избирательной комиссии
5.1. Проект повестки дня заседания территориальной избирательной комиссии готовит ее секретарь.
5.2. Документы, представляемые к рассмотрению на заседании территориальной избирательной комиссии, должны включать проект решения и указанные в тексте проекта приложения
5.3. К проекту решения приобщаются подлинники документов, послу-живших основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной избирательной комиссии.
5.4. Секретарь территориальной избирательной комиссии в установ-ленные нормативными документами этой комиссии сроки комплектует для членов территориальной избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, папки с документами, подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной избирательной комиссии. 
5.5. Копии решений территориальной избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в территориальную избирательную комиссию.
5.6. Решения территориальной избирательной комиссии подписывают председатель и секретарь территориальной избирательной комиссии. Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой.
5.7. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной избирательной комиссии.
5.8. На заседании территориальной избирательной комиссии ведется протокол. Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными актами, регламентирующими деятельность территориальной избирательной комиссии.
5.9. В основной части протокола перечисляются инициалы и фамилии членов территориальной избирательной комиссии и других лиц, присутствующих на заседании, вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение территориальной избирательной комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования.
К протоколу прилагаются подлинные экземпляры решений.
5.10. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем территориальной избирательной комиссии.
 
6. Контроль за исполнением документов
 
6.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, решения Московской городской избирательной комиссии, постановления территориальной избирательной комиссии, распоряжения председателя территориальной избирательной комиссии, планы мероприятий, входящие документы, исходящие письма, требующие ответа, обращения граждан и др.
6.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.
6.3. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
6.4. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок.
6.5. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем территориальной избирательной комиссии.
6.6. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Снять документ с контроля может только председатель территориальной избирательной комиссии, который поставил его на контроль, при этом на документе и в карточке или журнале делается отметка о снятии с контроля.
6.7. Решение территориальной избирательной комиссии снимается с контроля по решению территориальной избирательной комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел в территориальной избирательной комиссии
7.1. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.  При составлении номенклатуры дел территориальная избирательная комиссия руководствуется Примерной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии, разработанной ЦИК России и   Московской   городской избирательной комиссией (приложение 5).
7.3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в территориальной избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориальной избирательной комиссии. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
7.4. Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых в предстоящем году.
7.5. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
7.6.  Номенклатура дел подписывается секретарем территориальной избирательной комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
7.7. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении;
протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию территориальной избирательной комиссии, в том числе подлинные постановления территориальной избирательной комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола;
обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела.   Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
7.8. Порядки хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, референдума утверждают Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Московская городская избирательная комиссия по согласованию с соответствующими государственными архивными органами.
7.9.  Документы территориальной избирательной комиссии передаются в вышестоящие избирательные комиссии по актам или сдаточным описям в папках и связках.
7.10 Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
7.11. На документы, подлежащие уничтожению, составляются акты установленной формы(приложение 6). Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
7.12. Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения допускается в исключительных случаях и только с разрешения председателя территориальной избирательной комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
 
 
 
 
 
Приложение 1
 
к Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии
Журнал регистрации входящих документов
Реги-
страци-
онный
номер
(входя-щий)
Дата
пос-
тупле-
ния
Коррес-
пондент
Номер
и дата
поступив-шего
доку-
мента
Краткое содер-жание доку-мента
Резо-люция руко-вод-
ства
Испол-нитель
Контроль,
срок
испол-нения
Отмет-ка об испол-нении
Номер
дела,
куда поме-
щен испол-ненный
доку-
мент
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
 

 
 
Приложение 2
 
к Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии
 
Журнал регистрации исходящих документов
 
Дата
отправления документа
Регистра-ционный
номер
(исходящий)
Адресат
Краткое
содержание
документа
Кто
подписал документ
Испол-нитель
Номер дела с копией исходящего документа
1
2
3
4
5
6
7
 
 
 
 
 


 
                       Приложение 3
 
к Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии
Основные требования к подготовке и
оформлению документов
1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов.
 3. При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты :
3.1. Дата документа – этодата его подписания или утверждения. Для протокола – это дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
 Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 12.01.2005
Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты – 03 марта 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.03.05.
3.2 Адресат.  Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например: (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными)
Отдел законопроектных работ Правительства Москвы
Центр законотворчества Москвы
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Институт законодательства
и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации
Заведующему отделом
П.П. Петрову
При адресовании документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например:
П.П. Петрову
ул. Лесная, дом 4, кв.5,
Санкт-Петербург, 193050
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат".
Если документ адресуется руководителю организации или его замес-тителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:
Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
И.И. Иванову
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации
Проспект Вернадского, 84, Москва, 117606
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземп-ляре документа указывается только один адрес.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно. Например:
Председателям участковых избирательных комиссий
Текст документа не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
3.3. Заголовок к тексту. Этим реквизитом оформляются, как правило, все документы, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5 (148х210).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме...").
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
3.4 Резолюция. Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21.02.2005
Личная подпись
08.01.2005
3.5. Текст документа. Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например:
1. Раздел
1.2. Подраздел
1.2.3. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
3.6. Гриф согласования документа – реквизит, которым оформляется внешнее согласование проекта документа. Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Секретарь Избирательной комиссии
Кировской области
Подпись, инициалы, фамилия
23.01.2005
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Губернатора Кировской области
От 23.01.2005 № 4-10/43
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись".
3.7. Виза согласования документа – реквизит, которым оформляется внутреннее согласование проекта документа, включает наименование должности и подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если документ остается в деле комиссии (например, решение) или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа .
3.8. Подпись. В состав реквизита входят:наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке территориальной избирательной комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например:
Председатель
подпись
инициалы, фамилия
 
Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:
Председатель
территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Владимира


подпись

инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель
территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Владимира



подпись



инициалы, фамилия
Бухгалтер
подпись
инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например:
Председатель комиссии
подпись
инициалы, фамилия
Члены комиссии
подпись
инициалы, фамилия
 
подпись
инициалы, фамилия
 
подпись
инициалы, фамилия
 
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
3.9. Печать ставится на документы, удостоверяющие права должностных лиц.
3.10. Отметка о наличии приложений. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение:
1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
 
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение:
на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
 
 
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение:
письмо Избирательной комиссии Тверской области
от 30.12.2002 № 01-20/435 и приложение к нему, всего на
8 л. в 1 экз.
В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
 
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1"
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению (распоряжению) приложение относится:
Приложение
к решению территориальной избирательной комиссии
от 20 января 2005 года № 1/5
Приложение
к распоряжению председателя территориальной избирательной комиссии
от 12 января 2005 года № 2
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.
Например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.
3.11. Отметка об исполнителе.  Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например: П.П.Иванов
                   203-14-96                          
3.12. Гриф утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель территориальной избирательной комиссии Северного района г. Орла
подпись
инициалы, фамилия
25.01.2005
 
Если документ утверждается решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением территориальной избирательной комиссии Северного района г. Орла
от 22 января 2005 года № 1/3
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
3.13. Отметка о заверении копии. При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например:
Верно
 
Ведущий специалист                                 подпись
инициалы, фамилия
28.01.2005
 
 
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
3.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - этот реквизитдолжен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись. 
 
 
 
 
 
Приложение 4
 
к Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии
 
Журнал регистрации обращений граждан
 
Дата
поступ-
ления
Регист-рацион-
ный
номер
Адрес места жительства
заявителя, телефон
Содержа-ние
обраще-ния
Резолю-ция руко-водства
Контроль,
срок
испол-нения
Испол-нитель
Отметка об
испол-нении доку-
мента, номер
дела
1
2
3
4
5
6
7
8
 

 
                                                                                                                                                                                                      Приложение 5
к Инструкции по
делопроизводству в территориальной
 избирательной комиссии
 
УТВЕРЖДАЮ
Председатель территориальной избирательной комиссии
______________________________________(инициалы, фамилия)
«_________» ______________________2005 года
 
Номенклатура дел территориальной избирательной комиссии
 
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Срок хранения дела (тома части),
номера статей
по перечню*
Примечание
1
2
3
4
5
01.Организационно-распорядительная документация
01-01
Федеральные законы, законы города Москвы о выборах и референдумах (копии). Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации о выборах и референдумах (копии). Постановления Московской городской Думы, проекты законов и поправки к законам о выборах (копии)
 
ДМН**
ст.1б
 
01-02
Постановления и иные нормативные акты Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, решения Московской городской избирательной комиссии, распоряжения Председателя Московской городской (копии).
 
ДМН
ст.1б
 
01-03
Решения органов местного самоуправления (копии).
 
ДМН
ст.1б
 
01-04
Протоколы заседаний, решения территориальной избирательной комиссии и документы к ним (в том числе и по формированию УИК). Распоряжения председателя территориальной избирательной комиссии.
 
Постоянно
ст.5 а, ст.6 а
 
01-05
Переписка с Московской городской избирательной комиссией, окружными и участковыми избирательными комиссиями, с законодательными и исполнительными органами государственной власти, с органами местного самоуправления, правоохранительными и судебными органами, со средствами массовой информации, с кандидатами в депутаты, депутатами, с политическими партиями, избирательными блоками, общественными объединениями.
 
5 л.ЭПК***
ст.12, ст.58
 
01-06
Переписка по обращениям граждан
 
5л. ЭПК
ст. 56б,в
 
01-07
Документы по контрольно-ревизионной службе (положения, протоколы, планы, графики) при территориальной избирательной комиссии.
 
 
Постоянно
ст.5б, 13 а
 
01-08
Переписка по вопросам деятельности контрольно-ревизионной службы при территориальной избирательной комиссии
 
 
5л ЭПК
ст.46 а
 
02.Бухгалтерский учет и отчетность
02-01
Годовой бухгалтерский баланс с приложением. Квартальные бухгалтерские отчеты. Смета расходов на обеспечение деятельности территориальной избирательной комиссии.
 
Постоянно
ст. 135 б, 135,
Постоянно
ст.112 а
 
 
02-02
Акты ревизий финансовой деятельности территориальной избирательной комиссии. Журнал – главная книга
 
Постоянно
ст.49
5 л. ст. 48
 
02-03
Кассовые, банковские документы
 
5 л.
ст. 150
 
02-04
Первичные финансовые документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек и др.)
 
5 л.
ст. 150 
 
02-05
Журнал регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений.  
 
5 л.
ст.193 д
 
03.Документационное обеспечение территориальной избирательной комиссии
 
03-01
Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии
 
Постоянно
ст.10 а
 
03-02
Номенклатура дел территориальной избирательной комиссии
 
Постоянно
ст.67 а
 
 
03-03
Журнал регистрации документов, поступающих в территориальную избирательную комиссию 
 
3 г.
ст. 72 б
 
 
03-04
Журнал регистрации документов, отправляемых из территориальной избирательной комиссии
 
3 г.
ст. 72 б
 
 
03-05
Журнал регистрации обращений граждан
 
ст.72 в
 
 
03-06
Описи дел постоянного хранения, переданных в архив, акты передачи документов в архив и в вышестоящую избирательную комиссию
 
Постоянно
ст. 74 а
 
 
 
03-7
Протоколы заседаний Экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической ценности документов и документы к ним.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению
 
Постоянно
ст. 5 в
 
ст. 73
 
 
04.Документация по выборам Президента Российской Федерации
 
04-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования по выборам Президента Российской Федерации на территории района, приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования и другая избирательная документация, предусмотренная Федеральным законом «О выборах Президента Российской Федерации» 
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы,
утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
04-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам Президента Российской Федерации с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной федеральным законом «О выборах Президента Российской Федерации»
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы,
утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
04-03
Финансовый отчет территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов Президента Российской Федерации (копия)
 
Хранится в ТИК не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих выборов Президента Российской Федерации, а затем уничтожается по акту в установленном порядке
 
 
04-04
Первичные финансовые документы к финансовому отчету территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов Президента Российской Федерации
 
5 л.
ст. 150
 
 
 
04-05
Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
04-06
Второй экземпляр списка избирателей
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
04-07
Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, а также о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
 
04-08
Вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, а также о погашении неиспользованных открепительных удостоверений.
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, , утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
05. Документация по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания  Российской Федерации
 
05-01
Вторые экземпляры протоколов №1 и №2 территориальной избирательной комиссии об итогах голосования вместе со вторыми экземплярами сводных таблиц об итогах голосования с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной Федеральным законом «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» 
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
05-02
Вторые экземпляры протоколов №1 и №2 участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной Федеральным законом «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» 
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
05-03
Финансовый отчет территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных Московской городской избирательной комиссией на подготовку и проведение выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (копия)
 
Хранится в ТИК не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих выборов депутатов Государственной Думы, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке
 
 
05-04
Первичные финансовые документы к финансовым отчетам территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
 
5 л.
ст.150
 
 
05-05
Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
05-06
Вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
05-07
Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
05-08
Второй экземпляр списка избирателей
 
Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи документов в архивы, утвержденным постановлением ЦИК России
 
 
06. Документация по выборам  Мэра Москвы
 
06-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования по выборам Мэра Москвы, приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы и другая избирательная документация
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы»
Ст.87
 
 
06-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам Мэра Москвы с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы»
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
06-03
Финансовый отчет и первичные финансовые документы к финансовому отчету территориальной избирательной комиссии о расходовании средств бюджета города, выделенных на подготовку и проведение выборов Мэра Москвы
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
06-04
Финансовые отчеты и первичные финансовые документы к финансовым отчетам участковых избирательных комиссий о расходовании средств бюджета города, выделенных на подготовку и проведение выборов Мэра Москвы
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
06-05
Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
06-06
Вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
06-07
Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
06-08
Второй экземпляр списка избирателей
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07.Документация по выборам депутатов Московской городской Думы
 
07-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии о результатах выборов депутатов Московской городской Думы, приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы и другая избирательная документация, предусмотренная Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы»
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам депутатов Московской городской Думы и приобщенная к ним избирательная документация, предусмотренной Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы»
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-03
Финансовый отчет и первичные финансовые документы к финансовому отчету территориальной избирательной комиссии о фактическом расходовании средств бюджета города, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Московской городской Думы
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-04
Финансовые отчеты и первичные финансовые документы к финансовым отчетам участковых избирательных комиссий о расходовании средств бюджета города, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Московской городской Думы
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-05
Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-06
Вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-07
Агитационные материалы (печатные, аудио-визуальные, фотоматериалы), представленные кандидатом и сведения об организации, заказавшей и изготовившей их
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
07-08
Второй экземпляр списка избирателей
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
 
 
08. Документация по проведению выборов депутатов представительного органа местного самоуправления ****
 
08-01
Протокол территориальной избирательной комиссии об итогах голосования по выборам депутатов представительного органа местного самоуправления
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
08-02
Документы кандидатов в депутаты представительного органа местного самоуправления, предусмотренные Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы»
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
08-03
Документы о назначении доверенных лиц зарегистрированных кандидатов, отзыве доверенных лиц
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
08-04
Агитационные материалы (печатные, аудио-визуальные, фотоматериалы), представленные кандидатом, и сведения об организации, заказавшей и изготовившей их
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города Москвы» ст.87
 
 
08-05
Сводный финансовый отчет и первичные финансовые документы к сводному финансовому отчету территориальной избирательной комиссии о фактических расходах денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов представительного органа местного самоуправления
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города
Москвы» ст.87
 
 
08-06
Финансовые отчеты кандидатов и первичные финансовые документы к финансовым отчетам кандидатов о расходовании средств избирательных фондов
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города
Москвы» ст.87
 
 
08-07
Акты территориальной избирательной комиссии о получении, передаче, использовании и погашении избирательных бюллетеней
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города
Москвы» ст.87
 
 
08-08
Второй экземпляр списка избирателей
 
Срок хранения устанавливается Законом города Москвы «Избирательный кодекс города
Москвы» ст.87
 
 
 
______________________________________________                          ________________                          ______________________
       (должность ответственного за делопроизводство)                                                   (подпись)                                                        (инициалы, фамилия)
 
____________________________
                        (дата)
 
 
 
Примечание
 
* «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»
(М., 2000) , в соответствии с которым определяются сроки хранения типовых документов
**   «ДМН» - (до минования надобности) – отметка означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой территориальной избирательной комиссией. 
***ЭПК – (экспертно-проверочная комиссия) в графе «Срок хранения дела» означает, что в этом деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.
**** Если на территориальную избирательную комиссию возложены полномочия избирательной комиссии муниципального образования.
 
                                


 
Приложение 6
 
к Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии
Территориальная избирательная комиссия
 
АКТ
 
УТВЕРЖДАЮ
____________________ № ____________
 
Председатель территориальной избирательной комиссии
 
 
 
(место составления)
 
Подпись
 
Расшифровка подписи
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
 

Дата
 
 
 
На основании
 
 
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
 
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
 
(номер и название фонда)
п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Край-ние даты
Номера описей
Индекс дела по номенклатуре или
№ дела по описи
Кол-во ед.хр.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
6
7
8
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Итого
 
ед.хр. за
 
годы
 
(цифрами и прописью)
 
 
 
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены Экспертно-проверочной комиссией
 
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________________ № _____________________).
 
Должность лица, проводившего экспертизу
 

Подпись
 

Расшифровка подписи
Дата